Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.
ФАЙЛЫ
Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.
Заявления
Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет.
На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.
Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.
Составные части журнала
Документ устроен достаточно просто: обложка плюс основной раздел. На обложке указываются название журнала, дата его начала (есть специальная графа для даты окончания, но ее можно заполнить только на конечном этапе заполнения). Отдельно выделено место под указание названия организации. В некоторых бланках есть поля для указания срока хранения документа.
Важный момент! Если журнал является продолжением предыдущего, то на его обложке должна быть указана эта информация с датами и ссылками на предыдущий документ.
Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:
- Номер заполняемой строки. Справки классифицируются по датам и регистрируются в журнале в хронологическом порядке.
- Дата выдачи. Эти данные должны совпадать с датировкой выданной справки. Если запросам в организации присваиваются регистрационные номера, то в этой же графе указывают и его.
- ФИО работника. Заявление на выдачу от имени этого работника уже должно находиться у кадровика или другого сотрудника, в чьи обязанности входит ведение журнала. Также указывается его должность, подразделение, в котором он работает, его профессия. При необходимости указываются адрес и телефон этого лица для быстрой связи.
- Содержание справки. Вкратце в этой графе сообщается, о чем именно выдана справка. В основном работники запрашивают справки о размере и начислении заработной платы.
- Дата плюс регистрационный номер выдаваемой справки.
- Расписка в получении. Если сотрудник не имеет возможности получить справку на руки, то в этой графе записываются дата и форма отправки справки. Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.
- Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах. Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.
Разновидности журналов
Существуют три основные разновидности журналов:
- Документы по кадровому делопроизводству.
- Журналы по общему делопроизводству.
- Журналы по охране труда.
Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.
Хранение
При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.
После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).
Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.
Оборотная сторона
С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).
Ответственный за заполнение
Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.
В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.
Обязательна ли такая форма
Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:
- Регистрационном номере справки отдельно.
- ФИО и других данных того сотрудника, который готовил справку, а также его подпись.
- Том, какие основания для получения справки были. Ссылки на номера документов с датировкой.
Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.
Допустимы ли исправления
При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.
Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.
Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению.
По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.
Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.
В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.
Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.
Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).
Журнал регистрации служебных записок и представлений не является обязательным документом и используется в организациях, в которых ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.
Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:
- по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
- все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
- из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.
Содержание журнала регистрации служебных документов
Журнал не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:
- порядковый номер и дата записки или представления;
- должность и фамилия вносящего запись;
- краткое содержание записки или представления.
Журнал обычно ведется кадровым работником, но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.
Образец журнала регистрации служебных записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.
Почти все важные дела люди совершают путем переписки;
следовательно, одного умения говорить недостаточно.
Люк де Вовенарг
Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.
ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?
Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов - это служебные записки.
Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.
На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:
Низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;
Отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;
Наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.
Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.
В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?
Служебная записка - это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.
Основное назначение служебной записки - обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.
Цели составления служебных записок могут быть разными:
Горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем;
Эффективное информационное взаимодействие:
Обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;
Запрос справочной информации;
Проведение инструктажа;
Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
Решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;
Разрешение спорных и конфликтных ситуаций.
Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.
В первую очередь служебная записка - основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) в спорных ситуациях.
К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.
Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).
В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.
ОФОРМЛЯЕМ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ
ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?
Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
Наименование организации;
Код организации;
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
Справочные данные об организации;
Место составления или издания документа.
Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.
Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.
Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).
Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.
Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).
Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа - служебной записки.
БЛАНК СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ: РЕКВИЗИТЫ
В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):
03 - «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;
08 - «Наименование организации»;
10 - «Наименование вида документа»;
11 - «Дата документа»;
12 - «Регистрационный номер документа»;
14 - «Место составления или издания документа»;
15 - «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);
18 - «Заголовок к тексту»;
20 - «Текст документа»;
21 - «Отметка о наличии приложения»;
22 - «Подпись»;
27 - «Отметка об исполнителе».
НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ
- «Адресат» . Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:
Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.
- «Текст документа» . Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).
Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.
Текст служебной записки, как правило, состоит:
Из преамбулы (вводной части);
Основной части;
Заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).
Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.
Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.
Главная цель основной части - разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.
Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки - своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.
РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК В ОРГАНИЗАЦИИ
Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?
Бесспорно, решение этих вопросов - прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.
Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.
Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.
Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько - с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.
НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК
- Регистрация в службе ДОУ крупной организации . Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки - безропотно ждать своего часа.
- Регистрация секретарем в небольшой организации . В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.
Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами - лишнее звено.
- Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче . Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче - все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.
Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.
Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).
Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»
ЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК
- Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между подразделениями . Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.
Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями. Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.
- Регистрация исходящих записок . Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.
Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:
Регистрационный номер документа;
Адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);
Количество страниц;
Наличие приложений;
Дата исполнения;
Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.
Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.
Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам - 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.
Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.
Регистрация входящих записок . При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:
Входящий регистрационный номер;
Дата получения (регистрации);
Количество страниц;
Приложения;
Дата исполнения;
Исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка).
Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.
- Регистрация всеми сотрудниками . Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.
Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова: «Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»?
Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство. Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов.
Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК
Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010) (Таблица).
Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство - зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок - это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов - первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5-10).
ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК
Третьим способом номер документа усложняется еще сильнее. К номеру документа может быть добавлен индекс его дела по номенклатуре дел, номер структурного подразделения, в котором был создан документ, дата, порядковый номер организации внутри группы и так далее. Как говорится, кто во что горазд. Принцип, которым следует руководствоваться, здесь, пожалуй, только один: не усложнять без необходимости. Этот способ индексации внутренних документов подходит только для крупных организаций, например: Приказ от 02.11.2015 №123/П/01-12/2/С-З Этот номер может быть прочитан следующим образом: Приказ с порядковым номером 123 относится к делу 01-12 и создан структурным подразделением №2 Северо-западного филиала компании. Скачать журнал регистрации внутренних документов Вы можете скачать журнал регистрации внутренних документов прямо сейчас (xlsx, 13 kB).
Регистрация внутренних документов
При этом если номер у каждого документа будет свой, то буквенный индекс не меняется и служит для того, чтобы по одному индексу можно было понять, что за документ перед нами. Буквенные индексы пишутся после порядкового номера через косую черту.
Инфо
Примеры буквенных индексов для внутренних документов: Акты – /А Приказ - /П Протоколы - /Пр Инструкции - /И и т.д. Каждая организация может разработать собственную удобную для себя систему буквенной индексации.
Полные регистрационные данные документов в этом случае могут выглядеть следующим образом: Приказ от 02.11.2015 №123/П Приказ от 03.11.2015 №124/П Приказ от 04.11.2015 №125/П и так далее.
Журнал регистрации записок, представлений
Как пишется служебная записка? В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) не предусмотрен этот вид документации. При этом их используют в различных целях производственного назначения:
- для запроса информации;
- при выдаче инструкций;
- в качестве сопроводительного документа;
- как информационное письмо.
В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления, т.е.
просьба, заявка, предложение и т.д.
Внимание
В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т.д. Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.
Регистрация служебных записок
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #9 30 июня 2010, 12:56 У нас в организации (я работаю в Отеле и т.к. у нас много подразделений (отделов)) внутренняя приписка регистрируется в одном журнале вместе с внешней, (ранее я работала в гос. учреждение и там было так заведено, на новом месте я стала делать так же)единственное что бы не путать где внешняя, а где внутренняя переписка, они хранятся в разных папках, которым присвоены номера, соответственно, когда письмо регистрируется в журнал, там же ставиться отметка (номер папки). У меня нет ни проблем с поиском документа и нет лишних журналов…
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Key-User Иначе такая попа получится.
Как составить служебную записку
Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:
- по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
- все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
- из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.
Объяснительная записка - образец и правила заполнения
Если служебные или докладные записки необходимо составлять далеко не каждому сотруднику организации, то образец объяснительной записки может потребоваться рано или поздно почти любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет свое определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая. Содержание
- Докладаная записка - образец объяснительной
- Служебная записка - пример написания и журнал учета
- Форма объяснительной записки
Докладаная записка - образец объяснительной Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной.
Справочник адвоката
За трудовые успехи сотрудников могут поощрить денежной премией, ценным подарком или званием, грамотой. Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом.
Служебная записка на премию В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной записки. Однако образец заполнения служебной записки схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия. В целях контроля документации следует завести специальный журнал. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или кратком содержании, данных о должностном лице, подписавшем документ и т.д.
Журнал регистрации справок, выданных работникам
Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом. Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту. Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения. Инструкция по заполнению Рекомендуем ориентироваться на стандарты заполнения журналов внутренней переписки. В их основе лежит деление документа на чёткие структурные части. Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.
Журнал регистрации служебных записок образец Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации. Форма объяснительной записки Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.
Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица. В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере.
Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления. В то же время объяснительная записка, составленная не по форме, является действительной.
Согласно ТК РФ (ст.
Как правильно вести журнал регистрации служебных записок
В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.
Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения. Оформление книги учета Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне. Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать. В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.
Где она хранится? Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.
Отсутствие на предприятии унифицированного образца позволяет ответственному за вопрос специалисту вести журнал в произвольной форме.
Это быстро и бесплатно! Оглавление:
- Что такое журнал регистрации служебных записок?
- Ответственные лица
- Оформление книги учета
- Инструкция по заполнению
- Срок хранения
Что такое журнал регистрации служебных записок? Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал. Он должен быть отдельным. В нём не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе. Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой. Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учёта служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах. Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации. Однако отказ от практики может иметь негативные последствия. Советуем закрепить в локальном акте перечень нерегистрируемых документов.
Уважаемые коллеги, мы выпустили "пустой" журнал - с незаполненными шапками граф.
Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который трудно найти в продаже, Вы можете приобрести наш «пустой» журнал и заполнить «шапки» его граф по-своему.
Образцы заполнения содержательной части журналов мы приводим ниже:
- Журнал регистрации справок, выданных работникам
- Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам
- Журнал регистрации служебных заданий
- Журнал регистрации актов
- Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)
- Журнал регистрации и учета личных карточек
Журнал «пустой» - с незаполненными шапками граф выпущен в удобном формате (А4, книжный).
Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ).
Бумага белая качественная 80 г. 72 страницы
Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Более 2100 строк для записей. Ширина граф удобная.
Титульная страница «пустого» журнала - с незаполненными шапками граф выглядит следующим образом:
Таким образом, на титульной странице «пустого» журнал - с незаполненными шапками граф самостоятельно заполняется наименование работодателя, а также пишется, что регистрируется/учитывается в журнале. Приведем примеры.
Пример 2
Графа «Начат: «___»_________20___г.» заполняется при открытии журнала. Графа «Окончен: «___»_________20___г.» заполняется при закрытии журнала.
На второй и третьей страницах журнала размещен раздел «Работники, ответственные за ведение журнала».
Остальные страницы журнала содержат пустые графы – по 5 граф на каждой странице. Первая графа немного уже, остальные – одинаковой ширины. Помимо строки-«шапки» на каждой странице 30 строк для заполнения.
Если Вы хотите вести журнал, имеющий мало граф (1-5), то можно делать записи на каждой странице. Если Вы планируете вести журнал, имеющий больше граф (6-10), то можно его вести «на разворот», строки на страницах слева и справа находятся ровно друг напротив друга.
Примеры заполнения содержательной части «пустого» журнал - с незаполненными шапками граф
Пример 1. Журнал регистрации справок, выданных работникам
Пример 2. Журнал регистрации служебных заданий
Пример 3. Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам
Пример 4. Журнал регистрации актов
Пример 5. Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)
Пример 6. Журнал регистрации и учета личных дел
Пример 7. Журнал регистрации и учета личных карточек
«Пустой» журнал - с незаполненными шапками граф пронумеровывается самостоятельно. Кроме того, журнал прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации (или иным полномочным лицом), если это установлено у работодателя на локальном уровне (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). В таком случае на последней странице журнала об этом можно сделать соответствующие записи.
